EVIDENCIAS GUIA No. 1

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo optimo del negocio.
El estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello, exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligación de todo comerciante “llevar contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales”; Art. 48. “Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas sobre la materia”.
CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD
Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar. Clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
· Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
· Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
· Llevar un control de los ingresos y egresos.
· Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futras.
· Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
· Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

CAMPO DE ACCION DE LA CONTABILIDAD
El campo de acción de la contabilidad es muy amplio, tanto como las actividades del quehacer humano. La contabilidad, según el tipo de empresa con la que se aplique puede ser: oficial, de servicios, comercial y de manufacturas (o costos).
· Contabilidad oficial: proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contaduría General de la Nación.
· Contabilidad de servicios: registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios.
· Contabilidad bancaria: registra las operaciones de los bancos o corporaciones de ahorro y crédito, como son los depósitos en cuenta corriente y en cuenta de ahorros, liquidación de intereses, giros, remesas, comisiones, créditos y otros servicios bancarios.
· Contabilidad comercial: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancías, en las empresas comerciales.
· Contabilidad de costos: registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminados, en las empresas industriales.







PERIODO FISCAL
El periodo fiscal es el lapso de tiempo sobre el cual se debe reportar la información relacionada con los diferentes impuestos.
Cada impuesto tiene su propio periodo, el cual es independiente del periodo de cualquier otro impuesto.
En el impuesto de renta, por regla general el periodo es de un año, contado desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.
En los casos en que se liquida la empresa, el periodo fiscal en el impuesto de renta va desde el 01 de enero hasta la fecha en que se liquide la empresa.
Cuando la empresa ha sido creada durante el año, el periodo fiscal del impuesto de renta será entre la fecha de constitución de la empresa hasta el 31 de diciembre del mismo año.
El decreto 187 de 1975, establece que los términos año o periodo gravable, ejercicio gravable, periodo o ejercicio impositivo o fiscal, son términos equivalentes.
En el impuesto a las ventas, el periodo es de dos meses (Enero-Febrero, Marzo-Abril, Mayo-Junio, Julio-Agosto, Septiembre-Octubre, Noviembre-Diciembre).
En la retención en la fuente, que no es un impuesto sino un cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta o el impuesto a las ventas, el periodo es mensual, es decir dese el primer día del mes hasta el último día.
Por cada periodo fiscal se debe presentar una declaración tributaria, ya sea la declaración de renta y complementarios, de Iva o de retención en la fuente.
Las declaraciones se deben presentar por cada periodo fiscal, así durante el respectivo periodo no se hayan realizado operaciones económicas, casos en los que las declaraciones deben ser presentadas con valores en cero.
El no presentar las declaraciones cuando no ha habido movimientos, implica que el contribuyente puede ser objeto de una sanción por no declarar, o que debe declarar posteriormente de forma extemporánea, debiendo pagar la respectiva sanción.
En el impuesto de industria y comercio, por ser este un impuesto territorial, cada municipio define el periodo en que se debe declarar el impuesto o la retención en la fuente por Ica, el cal no puede ser superior a un año entendido este como el lapso de tiempo entre el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.

DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES
· LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
· DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE
· DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES - TIPO
· ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
· LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN
· LIBRO DIARIO
· LIBRO MAYOR
· LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
· LIBROS AUXILIARES
· CORRECCIÓN DE ERRORES
· LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
· LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES
A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.
· DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE
· Los propios libros contables: basados en otros libros contables
· Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.
· Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén
· Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios
· Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2
· Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler
· DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO
Albarán:
No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.
Factura:
La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:
· Estar numeradas correlativamente
· Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario
· Aparecer el importe con el IVA desglosado
· Lugar y fecha de emisión
El cheque:
Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.
La letra de cambio:
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:
· Vencimiento
· A la vista: el librado tiene que pagarla
· A plazo vista: pagarla en la fecha determinada
· A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha
· A fecha fija: el librado tiene una prórroga
· Endoso—ceder la letra a otra persona
· Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago
· ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES
Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados.
Los criterios para elegir un archivo son:
· Volumen de documentos
· Antigüedad de documentos
· Características de los documentos
· Frecuencia de uso
Normas generales de clasificación:
· Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico
· Por bancos—se ordenan por fechas
· Tipos de mercancías y cronología
- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente

Sociedad de hecho
Está conformada por dos o más personas, propietarias de la empresa que funciona sin mediación de escritura pública ni de las demás formalidades legales.

Sociedad en comandita simple
La constituyen uno o varios socios gestores que responden solidaria e ilimitadamente y por otro(s) socio(s) comanditario(s) que limita(n) su responsabilidad a sus respectivos aportes. La razón social se formará con el nombre completo o apellidos de uno o varios socios gestores, seguido de las palabras "Sociedad en Comandita" o de la abreviatura " S. en C.".

Sociedad en comandita por acciones
El capital de esta compañía se divide en acciones de un valor nominal igual, nominativas o al portador. La emisión, colocación, expedición de títulos y negociación de acciones se sujetan a lo previsto para la sociedad anónima. No puede constituirse ni funcionar con menos de 5 accionistas. La razón social tiene el mismo tratamiento que la sociedad en comandita simple, pero agregando las palabras "Sociedad Comandita por Acciones" o su abreviatura "SCA".

Economía solidaria
Es una asociación voluntaria de personas, que se reúnen para servirse mutuamente y en la que los socios poseen igualdad de derechos independientemente de sus aportes de capital. Incluye las cooperativas, los fondos de empleados, las empresas asociativas de trabajo, grupos precooperativos y asociaciones mutuales.

Entidad sin ánimo de lucroEs una entidad legal o social, creada con el objeto de producir bienes y servicios, cuyos excedentes no pueden ser apropiados por sus miembros sino retenidos por la institución sin fines de lucro. En caso de liquidación, sus activos netos deben ser donados a otra institución diferente de sus miembros.

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital). Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc… Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponible al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.El empresario es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las funciones propias de la dirección: organizar, planificar y controlar. En muchos casos el origen de la empresa esta en una idea innovadora sobre los procesos y productos, de forma que el empresario actúa como agente difusor del desarrollo económico. En este caso se encuentran unidas en una única figura el empresario-administrador, el empresario que asume el riesgo y el empresario innovador. Esta situación es característica de las empresas familiares y, en general, de las empresas pequeñas.Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, esta la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa.El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno. El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con entorno económico y social

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS BASICOSI. EstructuraA. CONTROL1. informado de la administraciona. interna y externa(1) evaluar, y ajustar metasB. IMPORTANCIA1. predominio absolutoa. herramienta intriseca(1) Exitob. proceso administrativoc. toma de desicionesC. AREAS FUNCIONALES1. por responsable funcionala. produccion, compra y almacenamiento(1) ampliacion, productividad y competenciab. recursos humanos(1) eficacia y efectividadc. sistemas(1) organizaciond. logistica(1) tecnico, materiales, comunicacione. gerencia(1) nucleo totalf. mercadeo, venta y atencional cliente(1) ingresoscomocorrespondeprovocaestablecidas

TITULOS VALORESI. DOCUMENTO MERCANTIL CON UN DERECHO PRIVADO PATRIMONIALA. DIFERENTES TIPOS vease( en el art. 619 de codigo del comercio)1. PAGAREa. LA PROMESA DE PAGPENTRE CREADOR Y BENE FICIARIO(1) PARA DILIGENCIAR(a) FIRMA DE CREADOR, MONTO, FECHA, NOMBE BENEFICIARIO2. LETRA DE CAMBIOa. UN DOCUMENTAL LITERAL(1) UNA ORDEN INCONDICIONAL DE PAGO CON FECHADETERMINADA3. BONOSa. PARTE DE UNA CUOTA DE UN CREDITO COLECTIVO(1) UNA O MAS SERIES NUMERADAS(a) VALOR NOMINALY NOMBRE DE LA SOCIEDAD4. CHEQUEa. DILIGENCIARSE EN UNA CHEQUERA Ò FORMULARIO DEL BANCO(1) ORDEN DE PAGO, NOMBRE DE BENEFICIARIO, FIRMA DEL GIRADOR(a) CHEQUES ESPECIALESi) CHEQUE CRUZADO SOLO PARA CONSIGNARFACTURQA CAMBIARIAI. TIENE DE TIPOSA. TRANSPORTE1. ENTREGA EL TRASNPORTADOR AL REMITENTEB. COMPRA VENTA1. ENTREGA EL VENDEDOR AL COMPRADORa. NUMERO DE LA ORDEN DEL TITULO, DOMICILIO DEL COMPRADOR, PRECIO TOTAL EN LETRAS, FORMA DE PAGO